![]() |
|
сделать стартовой | добавить в избранное |
![]() |
Экономика и Финансы
Бухгалтерский учет
Системы документации. Правила составления документов |
Содержание1. Определение понятия &quo ;документ&quo ;. Системы документации 2. Этапы составления приказа 3. Письмо о приезде представителя для участия в переговорах 4. Письмо-запрос 5. Автобиография Список использованной литературы Приложение 1. Определение понятия &quo ;документ&quo ;. Системы документацииУправленческая деятельность требует фиксации событий, действий или решений, данных в форме документа. Документ - в переводе с латинского, означает &quo ;свидетельство&quo ;, &quo ;способ доказательства&quo ;. Документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо. С научной точки зрения, документ - это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека. Фиксирование информации в документе, оформление служебных документов регламентировано стандартами. В целях сокращения количества применяемых в деятельности организации документов, типизации их формы, снижения затрат на их подготовку и обработку созданы унифицированные системы документации. Унифицированная система документации (УСД) - это совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению (как для использования с помощью средств вычислительной техники, так и традиционных методов обработки информации). В настоящее время действуют следующие УСД: унифицированная система организационно-распорядительной документации; унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации пенсионного фонда РФ; унифицированная система внешнеторговой документации. 2. Этапы составления приказаПриказ - это правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководителем предприятия для решения основных (производственных или связанных с персоналом) задач предприятия и документирующий распорядительную деятельность предприятия в целом. Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем. Приступая к составлению приказа, руководствуются следующими правилами: во-первых, уточняются целесообразность, цель приказа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид приказа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста; во-вторых, необходимо изучить нормативно-правовые акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания лица, готовящего приказ.
Знание нормативно-правовых актов обеспечит соответствие содержания приказа законам РФ и грамотную его постановку. Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года. Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос &quo ;о чем?&quo ;, например: &quo ;Об изменении графика работы&quo ;, &quo ;О реорганизации предприятия&quo ; и т.д. Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. В распорядительной части приказа, начинающейся со слов (ПРИКАЗЫВАЮ), пишут &quo ;кому&quo ; (исполнителю или структурному подразделению), &quo ;что сделать&quo ; (указывают конкретную работу), &quo ;до какого числа&quo ; (сроки ее окончания). Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично. В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу: на правом верхнем углу таких документов делается пометка: &quo ;Приложение к приказу &quo ;. После составления текста приказа проводится его согласование и подписание. Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности. Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу. Технологическая карта прохождения Приказа по основной деятельности на предприятии представлена в Приложении. Далее приводится пример приказа по основной деятельности: об открытии филиала фирмы. Юридическое агентство &quo ;АБСОЛЮТ&quo ; ПРИКАЗ 20.02.2009 № 23 г. Зеленогорск Об образовании филиала юридического агентства &quo ;АБСОЛЮТ&quo ; В целях расширения деятельности фирмы и оказания гражданам соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать филиал юридического агентства в г. Красноярске к 01.04.2009 в составе: Главного юрисконсульта - 1 штатная единица. Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам - 1 штатная единица. Юрисконсульта по жилищно-правовым вопросам - 1 штатная единица. 2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о филиале юридического агентства к 10.04.2009. Генеральный директор Подпись В.С. Семенов Визы: Помощник генерального директора по коммерческим вопросам Подпись Е.И
. Борисов 20.02.2009 Главный юрисконсульт Подпись А.К. Степанов 20.02.2009 3. Письмо о приезде представителя для участия в переговорах Автосалон &quo ;Лидер&quo ; ул. Партизана Железняка, 31 г. Зеленогорск, 663690 тел (269) 4 36 17 факс (269) 4 36 29 ОКПО ОГРН . ИНН/КПП . 20.02.2009 № 345/65 На № от Генеральному директору АО &quo ;АвтоВАЗ&quo ; г-ну И.П. Иванову Скатертный пер.,2 Тольятти, 103030 Об участии в переговорах Уважаемый Иван Петрович! В ответ на Ваше предложение и в соответствии с ранее достигнутой договоренностью, предлагаем заключить контракт на поставку легковых автомобилей. Для участия в переговорах направляем представителя нашей фирмы Сергеева Леонида Кондратьевича. С уважением Генеральный директор Подпись В.С. Семенов 4. Письмо-запросПисьмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. В коммерческой деятельности запрос - это обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (оказание определенных услуг). Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. Письмо-запрос оформляется на бланке письма. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма. В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Реакцией организации-корреспондента на письмо-запрос является письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ письмо-запрос. Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе. При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Письмо-ответ также оформляется на бланке письма. Логическая схема ответного письма-отказа: повторение просьбы, на которую составляется ответ-отказ; констатация отказа; обоснование причины отказа. Автосалон &quo ;Лидер&quo ; ул. Партизана Железняка, 31 г. Зеленогорск, 663690 тел (269) 4 36 17 факс (269) 4 36 29 ОКПО ОГРН . ИНН/КПП . 20.02.2009 № 345/65 На № от Генеральному директору АО &quo ;АвтоВАЗ&quo ; г-ну И.П. Иванову Скатертный пер.,2 Тольятти, 103030 О поставке легковых автомобилейУважаемый Иван Петрович! На основании Контракта, заключенного в Москве 04.1
Вести информационное обслуживание руководителя и сотрудников (устное, документное, составлять обзоры печати, предоставлять копии интересных статей). Следить за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организовать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив. Создавать и пользоваться базами данных (в том числе информацией Интернета). Секретарь должен знать: деятельность фирмы и должностные обязанности и компетенции сотрудников; положения и инструкции по документационному обеспечению; машинопись; работу на персональном компьютере, современные компьютерные редакторы (Word, Excel и др.); правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации офисной оргтехники (факсов, мини-АТС, ксероксов, диктофонов, магнитофонов); правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарского труда; психологию людей и законы эффективной коммуникации; служебный этикет; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; иностранный язык клиентов и партнеров; Трудовой кодекс РФ
1. Правила составления документов
2. Правила составления и оформления документов по личному составу
4. Документ и система документации
5. Природа и система административного права
9. Банковское право в системе российского права
10. Сущность, источники и система международного права
11. Избирательное право в системе публичного права
12. Основные системы буржуазного права: англосаксонская и континентальная
13. Система экологического права
14. Системы счисления. Правила перевода чисел из одной системы счисления в другую
15. Особенности составления документов
16. Правила оформлення документа
18. Акты органов исполнительной власти в системе административного права
19. Место гражданского права в системе отраслей права. Признание сделки недействительной
20. Оперативно-розыскная деятельность и ее место в системе российского права
21. Понятие, предмет, методы, принципы, нормы, источники и система налогового права
25. Система конституционного права
27. Системы экологического права
28. Техніка і правила складання документів
30. Система защиты прав человека в рамках ООН и ОБСЕ
31. Правила оформления документов
32. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии
33. Международные документы о правах женщин
34. Предмет, метод и система гражданского процессуального права /Украина/
35. Понятие налога, налогового права, его система, их функции
36. Соотношение понятий "система права" и "правовая система"
37. Система права
41. Делопроизводство. Справочно-информационная документация. Подготовка документов к архивному хранению
42. Системы управления документами, их функции
43. Правила сохранения крепкой нервной системы
44. Избирательная система и избирательное право
45. Соотношение системы права и системы законодательства
46. Вещно-правовые способы в системе защиты гражданских прав
47. Норма права и система права. Правоотношения
48. Избирательное право и избирательные системы.
49. Система нормативных документов в строительстве
51. Международная и национальная системы обеспечения и защиты права на труд
52. Соотношение системы права и системы законодательства
53. Основні правові системи сучасності
57. Источники конституционного права и его система
58. Право в системе социальных норм
60. Административное право в системе управления финансов и кредита
61. Избирательное право и избирательная система в РФ
62. Система гражданского процессуального права
64. Как переложить правила режимного бумажного документооборота в электронные системы
65. Уполномоченный по правам человека в системе правоохранительных органов РФ
66. Документация: сущность, значение, виды документов и требования по их оформлению
67. Основные правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов
68. Правила документооборота при упрощенной системе налогообложения
69. Банківська документація, реквізити банківських документів
73. Избирательные права гражданина в системе РФ
74. Комментарии к нормативным законодательным документам, регулирующим права на селекционное достижение
75. Международно-правовой документ о правах и свободах человека и гражданина
76. Международное право и правовая система России
77. Место административного права в системе права РФ
78. Новые тенденции в развитии российской системы права
79. Общая характеристика и место вещно-правовых исков в системе способов защиты вещных прав
80. Організаційно–правові засади та системи органів управління в агропромисловому комплексі
81. Понятие и система источников муниципального права. Европейская Хартия местного самоуправления
82. Понятие и система правоотношений в трудовом праве
83. Понятие уголовно-исполнительного права РФ. Задачи и система курса
84. Понятие, предмет, метод, система и задачи уголовного права
85. Понятие, система и задачи уголовного права
89. Право в системе социальных норм
90. Право в системе социальных норм
91. Право Украины в период формирования административно-командной системы (30-е годы)
92. Предмет, метод, джерела та система фінансового права
93. Предмет, метод, система, источники финансового права
94. Приказная система управления. Памятники древнерусского права. Воинский артикул Петра I
96. Система договоров в гражданском праве России
97. Система источников гражданского права