![]() |
|
сделать стартовой | добавить в избранное |
![]() |
Компьютеры, Программирование
Программное обеспечение
Система компьютерного ведения документации |
Содержание 8 1. Концепция построения систем автоматизации 9 2. История развития систем 10 3. Что есть 11 3.1. Взаимосвязи 13 3.2. Немного из практики работы 13 4. Что такое 15 4.1. Стоимость хранения 16 4.2. Стоимость (время) поиска необходимой 16 4.3. Стоимость коллективного использования информации. 16 4.4. Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места к 16 5. Основы организации 17 5.1. Канцелярия и архив 17 5.2. Канцелярия и документооборот уровня 18 6. Психология 20 7. Общие требования к системе 21 7.1. 21 7.2 21 7.3. 21 7.4. 21 8. Задачи, решаемые системами 22 8.1. Задачи статических 23 8.1.1 Организация хранения электронных 23 8.1.2. Принципы управления 23 8.1.3. Организация учета бумажных и микрографических документов. 24 8.1.4. Организация поиска 24 8.1.5. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита 25 8.1.6. Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые порождают 25 8.1.7. Поддержка аннотирования 25 8.2. Дополнительная функциональность динамических архивов. 26 8.2.1. Поддержка коллективной работы с 26 8.2.2. Поддержка составных 26 8.2.3. Поддержка распространения опубликованных документов. 26 8.2.4. Поддержка расширенного спектра прав доступа к документу. . 26 8.3. Пограничные 26 8.3.1. Перевод бумажных документов в электронную форму. 26 8.3.2. Подготовка обработки 27 8.3.3. Обработка 28 8.4. Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения. 29 8.4.1. Свободная 30 8.4.2. Системы электронной 30 8.4.3. Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения. 30 8.4.4. Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая 31 9. Два подхода к организации хранения электронных 33 9.1. О 33 10. Модель 35 10.1. Эволюция 37 10.2. Модель и типы 39 10.3. Что же из всего этого 40 10.4. Один пример из жизни 40 11. Пример построения документооборота на основе программы 42 11.1. Архитектура 42 11.2. Возможности 44 11.2.1. Описание 44 11.2.2. 45 11.2.3. 47 11.3. Взаимодействие с внешним 48 12. Проблемы внедрения систем электронного документооборота. 50 12.1. Проблема 50 12.2. Организационные 50 12.3. Психологические 50 12.4. Проблема 51 12.5. Делать самим или использовать готовые 51 53 ВведениеЦелью данного дипломного проекта является рассмотрение основных принципов и решений в разработках систем компьютерного ведения документов. Технологии и методы которые будут рассмотрены стоят весьма дорого и расчитаны в основном для крупных организаций, потому что как показывает практика крупным организациям довольно трудно определиться в выборе нужной модели документооборота. Данная работа должна помочь сореинтироваться будущим пользователям в выборе предлагаемых продуктов и технологий для дальнейшего их эффективного использования и получения максимальной выгоды. Для этого будут рассмотрены главные составляющие при построении и внедрении системы автоматического документооборота и приведены примеры. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы организаций, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными устройствами.
В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации финансового труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает для малого предприятия прямой экономический эффект. Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность различных организаций в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования. 1. Концепция построения систем автоматизации документооборота Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые различия. В данной работе представлено описание концепции, которую можно взять на вооружение компаниям, имеющим достаточный опыт автоматизации документооборота в организациях различных форм собственности. Резервы повышения общей эффективности предприятия лежат в уменьшении стоимости хранения информации. За счет сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; переноса бумажных архивов в более дешевые по стоимости хранения, удаленные места, например за город; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам. Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Соответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т.
п; сократить время на передачу документов между исполнителями. Кроме того, немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе с документами - организация глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей, позволяет защитить документы от несанкционированного доступа. Кроме того, запись всех операций с документов позволяет восстановить всю историю действий с ними. 2. История развития систем документооборота Системы документооборота берут свое начало в конце прошлого века с появлением фотоаппарата, когда стало возможно создавать уменьшенные копии документов. Шпионские технологии были конверсированы и стали применяться для создание микрографических архивов документов. Микрофиша дала реальный, качественный прорыв в стоимости хранения и копирования документов, но с точки зрения скорости поиска и коллективного использования документов все осталось на уровне бумажных документов. Появление компьютерных систем с коллективным доступом позволило достигнуть прорыва и в этих областях. Произошла трансформация от микрографических документов к электронным образам бумажных документов, от микрографических систем к так называемым imagi g-системам. Расширенная система поиска, возможность получать доступ к одному документу нескольким пользователям одновременно, возможность удаленной и распределенной работы при сохранении незначительной стоимости хранения и копирования информации предопределило тенденцию замены микрографических документов на электронные. С течением времени усложнялось оборудование и программное обеспечение, появлялись все более скоростные и неприхотливые к качеству бумажного документа сканеры, специальные платы, позволяющие ускорить процесс печати, просмотра и сканирования образов документов, появились оптические и магнитооптические роботизированные библиотеки. Imagi g-системы дали толчок для развития систем распознавания машинописных и рукописных символов, тогда же появились первые workflow- системы, предназначенные для организации процесса ввода бумажных документов в систему хранения. В дальнейшем workflow-системы были распространены на офисную деятельность предприятий. В начале 90-х годов появился новый класс систем, предназначенных для управления электронными документами, отличными от их образов. В основном это были файлы текстовых процессоров и запросы на такого рода решения в основном приходили от федеральных агенств и юридических компаний. Так появился новый класс систем, названный системами управления документами. Развитие функциональности, добавление функций работы с образами документов привело к тому, что современные системы управления документами перекрывают по функциональности imagi g-системы при приблизительно в два раза меньшей стоимости. Кроме функций хранения и поиска, присущих imagi g-системам, в системах управления документами появились функции контроля жизненного цикла документа - в отличии от своих предшественников, системы управления документами предназначены для работы с динамическими документами. 3. Что есть документ? Документ - слабоструктурированная совокупность блоков или объектов информации, понятная человеку.
Первичный учёт заключается в государственной регистрации землепользований, текущий – в ежегодном уточнении этих данных и внесении в них соответствующих исправлений. Система У. з. включает также составление ежегодных земельных отчётов по районам, городам, областям (краям), республикам и ежегодных земельных балансов СССР (см. Баланс земель ). Основные земельно-учётные документы: в районе (городе) – Государственная земельная книга; в с.-х. предприятиях – Земельная шнуровая книга. Бессрочное пользование землёй колхозами, совхозами и др. землепользователями удостоверяется Государственным актом на право пользования землёй, форма которого утверждена Советом Министров СССР (март 1975). Руководство У. з. и контроль за правильным использованием земельных угодий осуществляет министерство сельского хозяйства СССР. У. з. в зарубежных социалистических странах используется для планирования и управления экономикой, охраны и рационального использования земельных фондов. Законы ряда европейских социалистических стран устанавливают правила ведения документации земельного учёта, которая включает кадастровые карты (земельных участков, сравнительной оценки земли) и кадастровые книги (реестры земельных участков, картотеки недвижимостей, книги результатов сравнительной оценки земли и т.д.). В капиталистических странах У. з. служит основным средством укрепления и охраны действующих земельных порядков, особенно частной собственности на землю
1. Использование системы Search для ведения архива технической документации
4. Научно-техническое творчество в системе технологической подготовки
5. Многозначность научно-технической лексики и терминов
9. Научно-Технический Прогресс (НТП)
11. Использование компьютерных программ для анализа финансового состояния организации
12. Рынок научно-технической продукции в России. Его современное состояние и тенденции развития
13. Научно-технический прогресс
14. Научно-техническая революция и структурная перестройка производственного аппарата
15. Научно-технический комитет ВМФ: история создания и его роль в организации кораблестроения
17. Профессиональная и научно-техническая информация
18. Программа ведения беременных при инфекциях мочевыводящих путей
19. Международное научно-техническое сотрудничество
20. Инновационный аспект формирования научно-технической политики в современной России
21. Что дал человечеству научно-технический прогресс?
25. Сущность и основные особенности научно-технической революции
26. Научно - технический прогресс и жизнедеятельность людей
27. Культ научно-технического разума и его противники
28. Научно-технический прогресс и проблемы цивилизации (радиоактивность)
29. Накопление и научно-технический прогресс
30. Роль международной научно-технической кооперации в экономике регионов России
32. Перевод научно-технического текста
33. Научно-техническая революция ХХ века
35. Научно-технические проблемы применения оптического излучения в сельскохозяйственном производстве
36. Научно-технический прогресс и безопасность труда
41. Использование компьютерных программ в обучении иностранному языку
42. Педагогико-эргономические требования к компьютерным программам учебного назначения
44. Электронные системы адаптивного компьютерного обучения, на основе стандартов образовательных сред
45. Фундаментальные исследования и научно-технический прогресс (на примере исследований Н.Л.С. Карно)
46. Система функционального компьютерного мониторинга
47. Характеристика некоторых кластеров, применяемых в системе функционального компьютерного мониторинга
48. Научно-технический потенциал мирового хозяйства
49. Научно-техническое сотрудничество между Россией и Китаем
50. Международные научно-технические отношения
51. Документы, их функции и классификация. Система документации
52. Научно-технический уровень автоматизированных систем управления (АСУ)
53. Организационная структура социально-экономического объекта научно-технической библиотеки
57. Анализ и оценка эффективности научно-технической деятельности предприятия
59. Научно-технический прогресс в современном мире: тенденции и противоречия
60. Научно-технический прогресс и его влияние на экономический рост
61. Научно-технический прогресс и производство
62. Особенности рынка научно-технической продукции. Оценки интеллектуальной собственности
63. Экономическое обоснование эффективности внедрения научно-технических мероприятий
64. Заболевания дыхательной системы. заболевания сердечно-сосудистой системы
65. Анализ работы системы управления электровозом постоянного тока при разгоне грузового поезда
66. Система Качества как часть Системы Управления
68. Системы программирования и операционные системы
69. Система складирования в логистической системе
73. Вегетативная нервная система: анатомия и симпатическая система
74. Разработка технического и программного обеспечения автоматизированной системы научных исследований
75. Компьютерные вирусы и антивирусные программы
76. Защита информации в компьютерных системах
77. Техническое обслуживание средств вычислительной техники и компьютерных систем
78. Разработка информационно-справочной системы "Технический паспорт автомобиля" /Prolog/
79. Разработка информационно-справочной системы "Технический паспорт автомобиля"
81. Программа по ведению операций в магазине
84. Компьютерные Вирусы. Программа-полифаг Aidstest
85. Управление техническими системами (лекции)
89. Первая научная революция. Гелиоцентрическая система мира(Концепции современного естествознания)
90. Реализация сетевых компьютерных технологий в системе международного маркетинга
91. Компьютерные информационные системы
92. Организационно-техническое обеспечение логистической системы
93. Возможности системного анализа применительно к научному и техническому творчеству
95. Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом
96. Компьютерный интерфейс передачи в системе персонального радиовызова общего пользования
97. Программа автоматизации банковской деятельности. Система Клиент-банк
98. Автоматизированное управление в технических системах
99. Многомерная онтология предметов материальной культуры и ее применение в сложных технических системах