Документационное обеспечение управления реферат. Скачать Реферат по Документационному обеспечению управления. Реферат-служба документационного обеспечения. Служба документационного обеспечения управления

Библиотека Рефераты Курсовые Дипломы Поиск

Законодательство и право Трудовое право

Служба документационного обеспечения управления

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций. В практике управления действуют службы ДОУ. 1. Управление делами (министерства, ведомости России). Состав включает: канцелярия инспекция при министре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем (жалоб), центральный архив. 2. Общий отдел – в органах управления на местах и в органах управления общественных организаций. Состав: подразделения по учёту и регистрации документов, группа контроля, протокольная, копировально- множительная служба, архив. 3. Канцелярия – министерства и ведомствах автоном. Респ-их; Промышленные объединения, научно-исследовательских, проектных, вычислительных центрах. В учреждениях не имеющих службы ДОУ, её функцию выполняет секретарь- руководитель или другое выделенное для этого должностное лицо. Три категории работников СДОУ. 1. Руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части. 2. Специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь - министра. 3. Технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь – машинистка, секретарь – стенографистка. Функции структурных частей СДОУ. 1. Функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам. 2. Функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов. 3. Функция группы контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения. 4. Функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей. 5. Функция архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив.

6. Функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства. Операции СДОУ. 1. Контроль за соблюдением стандартов на документы. 2. Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям. 3. Регистрация документов и учётно справочная работа. 4. Контроль за исполнением документов. 5. Формирование, оформления, хранения и использования дел. 6. Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений. 7. Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов. СГСДОУ – это комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях начиная с момента поступления или создания до сдачи документов в архив. Организация труда работников СДОУ. 1. Общие требования к организации труда работников СДОУ. Организация труда включает в себя решение следующих вопросов: 1) Чёткое организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами – все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории, работа с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов. 2) Правильное разграничение функции между отдельными исполнительными и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки внедрения нормативных документов, инструкция по документированию управленческой деятельности; должностные инструкции, государственные стандарты. 3) Нормирование труда работников СДОУ. Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ. Нормированием труда призвало обеспечить нормальную загрузку работников в течении дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника. 4) Регламентация должностного и количественного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе. Численность работников ДОУ расчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям. При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы. 5) Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда. Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих.

От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье. 2. Формы организации работы с документами. Категории учреждения по объёму документооборота. Документооборот: включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов движ. док. информации по инстанциям. 3 формы организации работы с документами. 1. Централизованная 2. Децентрализованная 3. Смешанная 1) Централизованная форма: применяется в учреждениях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел). 2) Децентрализованная форма: работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило разобщённых территориально. 3) Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота. При выборе формы организация работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы: а) объём документооборота. б) характер работы учреждения, его территориального размещения. в) структура учреждения и его подразделения. г) в технич. оснащённость. д) квалификационных руководителей, специалистов и технических исполнителей. Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объёмом документооборота. Для определения учреждения по документообороту используют категорийность предложенную СГСДО. 1 категория: учреждения с объёмом докуиментооборота свыше 100 тысяч документов в год. 2 категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100тысяч в год. 3 категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год. 4 категория: учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год. 4. Нормирование документационных работ. Последовательность работ с шифром, представляет собой определённую последовательность элементов труда проц. по работе с документами. Это такие операции как: приём корреспонденции, вскрытие конвертов определения ценности вложения, сортировка по направлениям использования документов, регистрируемых исполнение по существу вопроса, подшивка в дела, оформление документов на пишущей машинке, поиск документов, внесение на документ служ. отметок, перевод на машиноносителе. При нормирование документационных операций исользуется нормотивы времени на выполнение операций, норматив численности персонала, норматив управляемости и соотношений численности. Нормирование времени – это величина затрат времени на выполнение определённого вида работ при определённых организациях технических и санитарно гигиенических условиях труда. Измерение и нормирование трудовых затрат служат для: 1. Определения расходов на работу всего учреждения. 2. Совершенствование методов труда. 3. Поощрения служащ. к труду. 4. Равномерное распределение рабочей нагрузки во времени. 5. Улучшения планирования работы учреждения. 6. Обеспечения рационального использования технических средств.