Библиотека Рефераты Курсовые Дипломы Поиск
Библиотека Рефераты Курсовые Дипломы Поиск
сделать стартовой добавить в избранное
Кефирный гриб на сайте www.za4et.net.ru

Экономика и Финансы Экономика и Финансы     Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет

Обеспечение сохранности документной информации. Документооборот предприятия

Наклейки для поощрения "Смайлики 2".
Набор для поощрения на самоклеящейся бумаге. Формат 95х160 мм.
19 руб
Раздел: Наклейки для оценивания, поощрения
Фонарь садовый «Тюльпан».
Дачные фонари на солнечных батареях были сделаны с использованием технологии аккумулирования солнечной энергии. Уличные светильники для
106 руб
Раздел: Уличное освещение
Ручка "Помада".
Шариковая ручка в виде тюбика помады. Расцветка корпуса в ассортименте, без возможности выбора!
25 руб
Раздел: Оригинальные ручки

Содержание Введение 3 1 Обеспечение сохранности документной информации 5 2 Анализ документооборота предприятия 13 3 Методы учета и сокращения документооборота 16 Заключение 18 Список использованных источников 19 ПРИЛОЖЕНИЕ А Типовой заверительный лист дела 20 ПРИЛОЖЕНИЕ Б Типовая опись дел 21 Введение Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации: - организационные документы; - распорядительные документы; - информационно - справочные документы. На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает: Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; Описи дел; Оформление дел; Описание документов постоянного и долговременного хранения; Обеспечение их сохранности; Передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив. Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющейся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. В данном реферате происходит рассмотрение и изучение технологии сохранности документов, характеристика основных методов хранения документов и их описание. Документы являются средством закрепления различными способами на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В государственных и ведомственных архивах, библиотеках, других центрах документации сосредоточен большой объем ретроспективной информации, используемой для диалектико-материалистического изучения истории государства, в народнохозяйственных, научных и культурных целях. 1 Обеспечение сохранности документной информацииПорядок передачи дел в архив.В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации.

Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Дела временного (до10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются. Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве. В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение. При сдаче дел на государственное хранение организация предоставляет в государственный архив: отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов; описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела; историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые; справку о неполной сохранности документов (если какие – либо дела утрачены). Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела. Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация – сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов. Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.Хранение документов в электронной форме.С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл – сервере), на сменных носителях. Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д

.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы). Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль. В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов. Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе – это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из: устойчивого электропитания; резервного копирования; антивирусной защиты; профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ). Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа. База данных о документах формируется в процессе их регистрации.Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись. Сроки хранения документов не зависят от формы существования – бумажной или электронной – и определяются специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения. В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей.

Вместе с тем, задачами систематизации и ведения дел являются не только эффективное использование конфиденциальных документов в управленческой деятельности и других видах деятельности, но и обеспечение сохранности документов, массивов информации и их носителей в процессе хранения и использования. В процессе текущего архивного или оперативного хранения дел ценные и конфиденциальные документы организации подвергаются таким же угрозам, как и во время их движения и обработки в документопотоках. Помимо известных задач систематизации документов обычного документооборота номенклатура конфиденциальных дел предназначена для решения задач: 1)Pучета формируемых дел и обеспечения проверки наличия документов и дел; 2)Pзакрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников организации к делам с конфиденциальной информацией; 3)Pучета дел архивного фонда; 4)Pучета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и другой конфиденциальной информации до передачи их в архив. Табличная часть номенклатуры дел конфиденциальных документов имеет дополнительные графы: 1)Pгриф конфиденциальности дела; 2)Pфамилии сотрудников, которым разрешено пользоваться делом; 3)Pотметку о движении дела (архивный номер, номер и дата об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма); 4)Pотметка о проверке наличия документов и дел (подписи и дата)

1. Передача данных в компьютерных сетях

2. Обеспечение защиты данных в подсистеме "Учет распределения товара"

3. Обеспечение защиты данных в системе "Составление расписания"

4. Программное обеспечение базы данный "Экологический мониторинг"

5. Аппаратные средства вывода графической информации. Средства визуального отображения графической информации

6. Технология обеспечения сохранности документов
7. Организация хранения документов и обеспечение их сохранности
8. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе использования систем управления базами данных

9. Роль микроэлементов в обменных процессах растений и на накоплении ими биологически активных веществ (Реферат (обзор литературы) () WinWord 97)

10. Экономическая сказка-реферат "НДС - вражья морда" или просто "Сказка про НДС"

11. Особенности квалификации преступлений в сфере компьютерной информации

12. Реферат перевода с английского языка из книги “A History of England” by Keith Feiling

13. Реферат по книге Фернана Броделя

14. Методы компьютерной обработки статистических данных. Проверка однородности двух выборок

15. Защита информации в компьютерных системах

16. Передача информации из компьютерного рентгеновского томографа TOMOSCAN SR7000

Сковорода-гриль чугунная, со съемной деревянной ручкой, 25x25х4 см (квадратная).
Размеры: 25х25х4 см. Размер рабочей поверхности: 23х23х2 см. Чугунная литая сковорода-гриль со съемной ненагревающейся деревянной ручкой,
620 руб
Раздел: Сковороды гриль
Мотоцикл-каталка 2-х колесный, полицейский.
Мотоцикл каталка обязательно станет любимой игрушкой Вашего малыша. Большое удовольствие доставляет ребенку самостоятельно оттолкнувшись
1700 руб
Раздел: Каталки
Этикетки самоклеящиеся "ProMEGA Label", белые, 210х297 мм, 1 штука на листе А4.
Самоклеящиеся этикетки подходят для печати на лазерных, струйных принтерах и копировальных аппаратах. При хранении листы с этикетками не
792 руб
Раздел: Бейджи, держатели, этикетки

17. Данные и информация

18. Парольные методы защиты информации в компьютерных системах от несанкционированного доступа

19. Преступления в сфере компьютерной информации

20. Субъект преступления ("подновлённая" версия реферата 6762)

21. Психология труда (Обзорный реферат по психологии труда)

22. "Русский Тарзан" (реферат о российском пловце Александре Попове)
23. Реферат по статье П. Вайнгартнера «Сходство и различие между научной и религиозной верой»
24. Генезис капитализма в Мексике. Реферат по истории экономики

25. Преступления в сфере компьютерной информации : криминологический анализ личности преступника

26. реферат

27. Обзорный реферат по творчеству Ф.И. Тютчева

28. Сохранить человеческое в аду ГУЛАГа

29. Азитромицин в лечении инфекций нижних дыхательных путей. Позиции сохраняются

30. Реферат - Физиология (Транспорт веществ через биологические мембраны)

31. Мастопатия: как сохранить здоровую грудь

32. Реферат по менеджменту

Веселый колобок.
Веселый колобок станет любимой игрушкой вашего малыша! Ребенок сможет катать его по полу, как мячик, и слушать забавные звуки и мелодии.
327 руб
Раздел: Прочие
Настольная композиция "Сад Дзен", 16x16x2 см.
Настольная композиция "Сад Дзен" станет необычным подарком для ценителей "заморской" Японской культуры. Время
510 руб
Раздел: Антистрессы
Ящик, 50 литров, 530x370x300 мм.
Ящик для хранения сэкономит место и поможет поддерживать идеальный порядок. Ящик без колес. Материал: пластик. Цвет: прозрачный. Объем: 50
640 руб
Раздел: Более 10 литров

33. Как написать хороший реферат?

34. Сборник рефератов о конфликтах

35. Сохранность личности в условиях кризиса

36. Сборник рефератов о конфликтах

37. Реферат по экскурсоведению

38. Ответственность за преступления в сфере компьютерной информации
39. Преступления в сфере компьютерной информации
40. Общая характеристика преступлений в сфере компьютерной информации

41. Реферат по статье Гадамера Неспособность к разговору

42. Ландшафтный парк сохраняет степные эфемероиды

43. Как сохранить и приумножить

44. Криминалистическая классификация преступлений в сфере компьютерной информации

45. Реферат о прочитаной на немецком языке литературы

46. Реферат для выпускных экзаменов

47. Реферат по ОБЖ, Тема: СПИД

48. Компьютерная информация и возможности ее применения в процессе расследования

Папка-портфолио для школьника, на 4 кольцах, 20 файлов, 10 вкладышей.
Формат - A4. Размер - 245x320 мм. Наличие файлов - 20. Количество вкладышей - 10. Материал папки - твердый картон. Материал вкладыша -
371 руб
Раздел: Портфолио
Мел белый, 72 штуки.
В наборе: 72 мелка.
536 руб
Раздел: Мел
Подстаканник для прогулочных колясок Peg-Perego Cup holder.
Держатель для бутылочки Peg-Perego Cup Holder - удобный подстаканник для прогулочных колясок фирмы Peg-Perego. Легко подойдет к коляскам
975 руб
Раздел: Прочие

49. Реферат по Мексике

50. Реферат по делопроизводству с вопросами: Подготовка документов к архивному хранению, Правила оформления реквизитов №№16, 19, 20, 22, Контракты (договоры)

51. Web-серверы, базы данных в Интернет, Поиск информации в Интернет, Основные системы и средства

52. Некоторые аспекты обеспечения эффективности работы системы управления базами данных

53. Понятие и характеристика преступлений в сфере компьютерной информации

54. Преступления в сфере компьютерной информации
55. Как сохранить семью
56. Сохранность, время, приемы обработки растительного материала

57. Комплексный метод оценивания дополнительных аудиторских рисков, возникающих в условиях компьютерной обработки данных, на основе современных информационных технологий

58. Ревизия сохранности имущества организации

59. Криминалистическая характеристика преступлений в сфере компьютерной информации

60. Правовое регулирование компьютерной информации как объекта уголовно-правовой охраны

61. Предупреждение преступлений в сфере компьютерной информации

62. Преступления в сфере компьютерной информации

63. Преступления в сфере компьютерной информации

64. Преступления в сфере компьютерной информации: уголовно-правовой и криминологический анализ

Чайник со свистком из нержавеющей стали "Mayer & Boch", 2,5 л.
Чайник со свистком металлический. Материал: нержавеющая сталь, бакелит, литое дно. Объем: 2,5 литра. Чайник выполнен из высококачественной
400 руб
Раздел: Чайники из нержавеющей стали
Ручка-стилус шариковая сувенирная "Максим".
Перед Вами готовый подарок в стильной упаковке — шариковая ручка со стилусом. Она имеет прочный металлический корпус, а именная надпись
415 руб
Раздел: Металлические ручки
Коляска-трость Everflo "Simple blue".
Коляска-трость - идеальный вариант для путешествий и поездок в общественном транспорте. Характеристики: - Стальная рама. - Одно положение
1300 руб
Раздел: Коляски-трость

65. Расследование неправомерного доступа к компьютерной информации

66. Тактика и методика расследования преступления в сфере компьютерной информации

67. Перевод реферата "Acquaintance with geometry as one of the main goals of teaching mathematics to preschool children"

68. База данных компьютерного магазина

69. Информационно-компьютерное обеспечение коммерческой деятельности

70. Компьютерные данные: типы данных, обработка и управление
71. Методы и средства защиты компьютерной информации
72. Наращивание экономической и статистической информации в двухструктурных реляционных базах данных

73. Программное обеспечение, компьютерные сети

74. Разработка информационного обеспечения и анализ данных для информационной системы "Станция технического обслуживания"

75. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных: развитие, итоги, перспективы

76. Корпоративная локальная компьютерная сеть на предприятии по разработке программного обеспечения

77. Упаковка как фактор сохранности и конкурентоспособности

78. Оценка инновационного потенциала отдела информационного обеспечения и взаимодействия со СМИ департамента информации администрации Новосибирской области

79. Испытание и обеспечение надёжности ДЛА

80. Химия наследственности. Нуклеиновые кислоты. ДНК. РНК. Репликация ДНК и передача наследственной информации

Папка для труда, А4, на липучке.
Удобная папка для уроков труда на липучках. Полностью раскрывается. Внутри папки находится большое отделение с прозрачным окном, а также
366 руб
Раздел: Папки для труда
Набор "Леди Баг и Супер Кот" Дизайн 1, 3 предмета (в подарочной упаковке).
Набор из трех предметов (кружка, салатник, тарелка) в подарочной упаковке с изображением героини из мультсериала "Леди Баг и Супер
454 руб
Раздел: Наборы для кормления
Качели со столиком, арт. 15-10960.
Летом на даче не обойтись без качелей со столиком. Ведь они предназначены для самых маленьких. Качели можно подвесить с помощью
770 руб
Раздел: Качели

81. Органы технического и тылового обеспечения, создаваемые в танковом батальоне в оборонительном бою

82. Планирование обеспечения горючим воинской части в мирное время

83. Территориальные особенности обеспеченности хозяйства Украины природными ресурсами (Контрольная)

84. Особенности годового хода приземной температуры воздуха в разных частях Земли по данным ОА Гидрометцентра РФ

85. План статистического наблюдения и данные переписи населения

86. Объем и характеристики исходной информации для составления проектов разработки нефтяных и газовых месторождений (контрольная)
87. Проблемы пенсионного обеспечения в РФ
88. Деятельность органов внутренних дел по обеспечению режима чрезвычайного положения

89. Залог - как способ обеспечения исполнения обязательств

90. Административно-правовое обеспечение личных прав и свобод граждан

91. Движение Сопротивления в Дании и Норвегии

92. Система пенсионного обеспечения населения и пути его реформирования

93. Социальное страхование и обеспечение

94. Организационно-правовое обеспечение деятельности комитета по международным делам ГД ФС РФ

95. Роль ООН в вопросах обеспечения международной безопасности

96. Правовое обеспечение информациооных систем

Машинка "Бибикар (Bibicar)", розовая.
Детская машинка «Бибикар» станет идеальным источником не только развлечения, но и развития для любого ребёнка, которому уже исполнилось 3
2650 руб
Раздел: Каталки
Автомобиль со звуковым сигналом "Джип-каталка с ручкой", красный.
Отличная мини-машинка белорусского производства, выполненная по лицензии испанской компании Molto — настоящая находка для энергичных
2126 руб
Раздел: Каталки
Логическая игра "IQ-ХоХо", арт. SG 444 RU.
Заполните игровое поле десятью двухсторонними деталями головоломки, располагая Х и О в определённой последовательности. Выполните все 120
525 руб
Раздел: Игры логические

97. Нормативно - правовая основа социального обеспечения военнослужащих

98. Право социального обеспечения

99. Служба документационного обеспечения управления


Поиск Рефератов на сайте za4eti.ru Вы студент, и у Вас нет времени на выполнение письменных работ (рефератов, курсовых и дипломов)? Мы сможем Вам в этом помочь. Возможно, Вам подойдет что-то из ПЕРЕЧНЯ ПРЕДМЕТОВ И ДИСЦИПЛИН, ПО КОТОРЫМ ВЫПОЛНЯЮТСЯ РЕФЕРАТЫ, КУРСОВЫЕ И ДИПЛОМНЫЕ РАБОТЫ. 
Вы можете поискать нужную Вам работу в КОЛЛЕКЦИИ ГОТОВЫХ РЕФЕРАТОВ, КУРСОВЫХ И ДИПЛОМНЫХ РАБОТ, выполненных преподавателями московских ВУЗов за период более чем 10-летней работы. Эти работы Вы можете бесплатно СКАЧАТЬ.