![]() |
|
сделать стартовой | добавить в избранное |
![]() |
Экспертиза и хранение документов |
смотреть на рефераты похожие на "Экспертиза и хранение документов" МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ факультет Кафедра Реферат на тему: «Экспертиза ценности и оперативное хранение документов». Выполнил: студент ического факультета ного отделения группы Проверил: Волгоград 1998 Содержание Введение 3 I. Экспертиза ценных документов. Экспертная комиссия 5 II. Оперативное хранение документов 8 III. Cовременные средства оперативного хранения документов 10 Заключение 11 Список использованной литературы 12 Введение Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению. Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии: . документирование, понимаемое в настоящее время как особыми способами удостоверения; . фиксация информации на различных носителях; . оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций; . хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования. Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно. Таким образом, целью данное реферативной работы является изучение экспертизы ценности и ее связи с хранением документов. Цель работы предопределяет ее задачи: 1. Рассмотреть понятие «экспертизы ценности документов» и органы ее проводящие; 2. Изучить способы и традиционные средства хранения документов; 3. Рассмотреть современные средства оперативного хранения документов. I. Экспертиза ценных документов. Экспертная комиссия Таким образом, отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения ЭЦД. Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев из ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения. ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены. В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой.
Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях: . при составлении номенклатуры дел; . при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; . при подготовке дел к последующему хранению в архиве; . в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив. Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России. Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами. ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения. По результатам ЭЦД составляется описи для постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по единым, регламентированным Государственной архивной службой формам. Протоколы экспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об изменении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, акты о выделении документов к уничтожению. Номенклатуры дел утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим органом Государственной архивной службы. Организации, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляют акты о выделении к уничтожению документов и уничтожают документы, включенные в эти акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации. Дела и документы, предназначенные для уничтожения сдаются в конторы вторсырья, дата сдачи документов, их вес и номер приема сдаточной накладной указываются в акте о выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в дело после внесения изменений в учетные документы делопроизводной службы и ведомственного архива. Подшивка вновь оформленных в процессе проведения экспертизы дел производится только после ее полного завершения. Решения экспертной комиссии и требования о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сотрудников, как правило, в форме приказов или указаний руководителя организации.
II. Оперативное хранение документовДокументы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении архива организации как самостоятельного структурного подразделения). Для средств оперативного хранения документов характерны такие особенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими, оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительно небольшого габарита и массы. Большая часть документов, находящихся на оперативном хранении, выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочем месте работников управленческого труда или в непосредственной близости от них. Для обеспечения сохранности таких документов и содержания их в определенном порядке применяется несколько видов технических средств: лотки, кассеты, картотеки настольные и другие. Лотки и кассеты позволяют хранить на поверхности рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотные лотки, которые монтируются по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой к краю рабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4. Применяются также коробки для хранения документов из ударопрочных пластмасс, которые предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах предусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики в которых меняются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папок с документами. Наиболее эффективна для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подаче документов к рабочей зоне или н а стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним. III. Cовременные средства оперативного хранения документов Хранение документов на ВЦ осуществляется в соответствии с методическими указаниями. Порядок хранения документов на машинных носителях (РД 50-524-84). Речь идет о хранении перфокарт, перфолент, магнитных материалов (лент, дисков). Учет, хранение и использование машиночитаемых документов на ВЦ в оперативном режиме реализует специальная служба хранения. Она принимает, учитывает и хранит машинограммы: создает поисковые системы, аннулирует машиночитаемую документацию, выдает ее пользователям, передает на архивное хранение. На каждый носитель заводится учетная карточка, куда вносится данные по его эксплуатации и следующие основные показатели: код по ОХДХ; регистрационный номер; краткое содержание; дата создания документа; срок хранения; код регистрации, вид носителя; место хранения и другие. Информативно-поисковый аппарат составляют журналы, картотеки, карточки учета документов, ручные справочные картотеки. Выдача машиночитаемых документов для использования осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом.
Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов изучение документа на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в федеральном органе исполнительной власти (в организации) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях. Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти (организации). Положение об экспертной комиссии подлежит согласованию с архивом. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива
3. Общие положения об обязательствах и договорах
4. Общие положение об экономической несостоятельности (банкротстве)
5. Была ли необходима Петровская модернизация
10. Необходимые условия реализации программы реструктуризации предприятия
11. Бухгалтерский баланс и его роль в управлении предприятием и оценка финансового положения
13. Правовое положение государственных и муниципальных унитарных предприятий
14. Анализ положения и стратегия развития предприятия "Автодом-Атэкс" на рынке услуг автосервиса
15. Анализ имущественного положения предприятия и оценка эффективности использования его активов
16. Оценка финансового положения предприятия и рекомендации по его улучшению
17. Учет изменения конъюнктуры рынка в деятельности предприятия (модернизация экономики)
18. Анализ финансового положения предприятия
19. Анализ финансово-хозяйственного положения предприятия НПРУП "Экран"
20. Коммерческая деятельность предприятия в сфере грузовых международных авиационных перевозок
25. Статья Н.Н. Баранского "Экономико-географическое положение"
26. Народонаселение в переходный период (положение в России)
27. Демографическое положение России и Мурманской области
28. Экономическое положение Японии
29. Экономико-географическое положение Финляндии
30. Историчекое, экономико-географическое положение Великобритании
31. Экономико-географическое положение кн. Лихтенштейн
32. Характеристика политико-географического положения Китая
33. Социально-экономическое положение Индии
34. Определения положения объектов на местности при помощи приборов нивелира и теодолита
35. Взаимоотношения предприятия с бюджетом на примере Дальневосточного морского пароходства
36. Налог на прибыль предприятия
37. Налогообложение предприятий малого бизнеса
42. Правовое положение Акционерного Общества
43. Гражданско-правовое положение несовершеннолетних
44. Несостоятельность (банкротство) (предприятий [Курсовая])
45. Особенности гражданско-правового положения отдельных видов акционерных обществ
46. Необходимая оборона как обстоятельство, исключающее преступность деяние
47. Роль Великой Октябрьской революции для России и мира. Была ли альтернатива февральской революции
48. Введение «Временного положения» 1867-1868 гг. и политико-правовые последствия для казахов
49. Реформы Витте-попытка модернизации страны
50. Анализ мотивации и оплаты труда на предприятии
51. Правовое положение иностранных граждан в Российской Федерации
52. Правовое положение российских военных баз на территории стран СНГ
53. Правовое положение иностранных граждан в России
57. Налог на имущество предприятий
58. Налог на прибыль предприятий
59. Формы и методы выхода предприятий на внешний рынок
60. Предприятия в рыночных условиях
62. Организация заработной платы на предприятии
63. Организация заработной платы на предприятии
65. Диагностика банкротства предприятия и разработка антикризисной программы (на примере ООО «Оптима»)
66. Может ли Интернет нанести вред демократии?
67. Статья: "пойду ли я на дискотеку"
68. Можно ли утверждать, что литература сегодня воспитывает читателя?
69. Идеальное общество, возможно ли оно (по роману Зацепина "Мы")
73. Разработка АИС по учету складских операций и реализации продукции на предприятии
74. Построение локальной компьютерной сети масштаба малого предприятия на основе сетевой ОС Linux
75. Стратегии крупных Германских предприятий в области мобильной коммерции
76. Есть ли пределы развития и миниатюризации компьютеров?
77. Программное обеспечение в фазе модернизации
78. Разработка и анализ перспектив развития предприятия
81. Модернизация электронной подписи Эль-Гамаля
82. Правовое положение Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте РФ
83. Правовое положенние лиц, отбывающих наказание
84. Правовое положение осужденных к наказаниям без изоляции от общества
90. Социально-экономическое положение России в 16 веке
92. Анализ инвестиционной привлекательности предприятий металлургического комплекса
93. Структура и формирование исходных данных, необходимых для расчета параметров технологических схем
94. Коммуникации предприятия (Контрольная)
95. Модернизация АСР (автоматическая система регулирования) молотковой дробилки типа ДДМ
96. Отчет по первой производственной (строительной) практике на муниципальном предприятии «Зеленхоз»
99. Автотранспортное предприятие
100. Организация, планирование и управление автотранспортными предприятиями